Datenschutz
Datenschutzerklärung für Bewerber der Hosta – Werk für Schokolade-Spezialitäten GmbH & Co. KG
1 Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses ist die
Hosta – Werk für Schokolade-Spezialitäten GmbH & Co. KG
vertreten durch die Geschäftsführerin RAin Laura Opferkuch
Greutstraße 9
74597 Stimpfach-Randenweiler
Deutschland
info@hosta-group.com
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Die benannte Datenschutzbeauftragte ist die
DataCo GmbH
Sandstraße 33
80335 München
Tel.: +49 (0) 89 452459 900
www.dataguard.de
3 Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
a. Ihre personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden
Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten zu Ihrer Person:
- Vorname
- Nachname
- Geschlecht
- Geburtsdatum und Geburtsort
- ggf. Reisepassdaten / Personalausweisdaten, Nationalität, ethnische Herkunft,
- Adresse
- Kontaktdaten (privat/geschäftlich)
- Lebenslauf und darin enthaltene Angaben wie Name, Kontaktdaten, schulischer und beruflicher Werdegang, Qualifikationen und Zeugnisse
- Nachweise über schulische, hochschulische und berufliche Qualifikationen, wie z.B. Zeugnisse
- Leistungsbezogene Dokumente/Notizen, wie Zielvereinbarungen, Zwischenzeugnisse / Zeugnisse
- (Bei Arbeitnehmerüberlassung:) Informationen dazu
- (Bei Behinderung:) Schwerbehinderungsnachweise o.ä.
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir grundsätzlich alle personenbezogenen Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen, soweit dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist. Sofern einzelne Daten für keinen konkreten Zweck oder sonstige Aufbewahrungsfristen benötigt werden (s.u.), werden diese gelöscht.
b. Zwecke der Datenverarbeitung
Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen (Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses; Bewerbungsverfahren)
- Kommunikation (Telefon, E-Mail, Videokonferenzen)
- Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen aus dem Beschäftigungsverhältnis
- Archivierung für die Wahrung unserer Rechtsansprüche und Wahrung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten auch nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses
- Datenvernichtung und Löschung nach dem Wegfall des Archivierungszwecks
Im Übrigen sind mindestens die Informationen nach Art. 13 Abs. 2 DSGVO im Hinblick auf den geänderten Zweck mitzuteilen.
c. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung:
Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG
Falls Sie Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung erteilt haben, werden Ihre Daten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG verarbeitet Beispiel hierfür sind häufig Einwilligung zur Publikation von Namen und/oder Fotos im Internet/Intranet/Flyern/etc.
Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO
Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zwecke der Begründung, der Durchführung und der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Erforderlich für das Beschäftigungsverhältnis sind in der Regel Name und Adresse für den Arbeitsvertrag.
Rechtliche Verpflichtungen – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO
Soweit erforderlich, sind wir rechtlich dazu verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO. Unsere gesetzlichen Pflichten ergeben sich insbesondere aus folgenden Vorschriften:
- § 312 Sozialgesetzbuch III (SGB III) - Arbeitsbescheinigung gegenüber der Bundesagentur für Arbeit
- § 28a Sozialgesetzbuch IV (SGB IV) - Meldepflicht bei den Behörden
- § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) - Aufzeichnung der Arbeitszeit
- § 17c Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) - Erstellen und Bereithalten von Dokumenten
Verarbeitung auf der Grundlage des berechtigten Interesses – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO
Soweit die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten erfolgt und Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten das erstgenannte Interesse nicht überwiegen, dient uns Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser berechtigtes Interesse ergibt sich insbesondere aus folgenden Gründen:
- Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen
- im Rahmen von Personal-, IT- oder anderen Belangen
4 Kategorien von externen Empfängern der personenbezogenen Daten
Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann es sein, dass wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger, wenn Sie eingewilligt haben oder dies gesetzlich erlaubt ist. Externe Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind insbesondere:
- Behörden (z.B., Bundesagentur für Arbeit, Jobcenter, Rentenversicherungsträger, Gerichte)
- Verbundunternehmen
- Rechtsanwälte
- Auftragsverarbeiter
5 Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist für den Abschluss des Arbeitsvertrags, Arbeitnehmerüberlassungsvertrages oder für das Bewerbungsverfahren erforderlich. Sie sind dementsprechend nicht verpflichtet, die zur entsprechenden Verarbeitung erforderlichen personenbezogenen Daten bereitzustellen. Die Nichtbereitstellung dieser personenbezogenen Daten kann für Sie rechtliche Nachteile wie etwa den Verlust von Rechtspositionen mit sich bringen. Sofern Sie erforderliche personenbezogene Daten nicht bereitstellen, kann dies zur Folge haben, dass wir Ihre Bewerbung nicht oder nicht vollständig bearbeiten können und Sie bei der Besetzung der ausgeschriebenen Stelle nicht berücksichtigt werden können.
6 Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland
Eine aktive Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland findet nicht statt und ist nicht geplant. Bitte beachten Sie aber, dass wir unter anderem Tools von Unternehmen mit Sitz in den USA oder sonstigen datenschutzrechtlich nicht sicheren Drittstaaten verwenden. Wenn diese Tools aktiv sind, können Ihre personenbezogene Daten in diese Drittstaaten übertragen und dort verarbeitet werden. Wir weisen darauf hin, dass in diesen Ländern kein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau garantiert werden kann. Beispielsweise sind US-Unternehmen dazu verpflichtet, personenbezogene Daten an Sicherheitsbehörden herauszugeben, ohne dass Sie als Betroffener hiergegen gerichtlich vorgehen könnten. Es kann daher nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden (z. B. Geheimdienste) Ihre auf US-Servern befindlichen Daten zu Überwachungszwecken verarbeiten, auswerten und dauerhaft speichern. Wir haben auf diese Verarbeitungstätigkeiten keinen Einfluss. Für die Datenverarbeitungen in den USA oder sonstigen datenschutzrechtlich nicht sicheren Drittstaatenbesteht kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DS-GVO. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrages gemäß Art. 28 DS-GVO sowie Garantien in Form von EU-Standarddatenschutzklauseln, Art. 46 Abs. 2 lit. c DS-GVO. Eine Kopie der EU-Standarddatenschutzklauseln kann bei uns angefordert werden.
7 Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, wenn und soweit keine Aufbewahrungspflichten für uns bestehen (sog. „Vorhaltefristen“) und sobald die o.g. Zwecke für ihre Speicherung entfallen oder nachträglich die der Verarbeitung zugrunde liegende Rechtsgrundlage ersatzlos wegfällt, Sie der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen (s. Ziff. 10) oder Sie Ihre zuvor erteilte Einwilligung widerrufen. Ihre personenbezogenen Daten können aber auch darüber hinaus gespeichert werden, insbesondere in folgenden Fällen:
- zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen
Ihre Daten werden eingeschränkt abgespeichert, wenn die Speicherung allein zum Zweck der Erfüllung einer Aufbewahrungspflicht erfolgt.
Im Falle einer Absage werden Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich für einen Zeitraum von 6 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Aufbewahrung erfolgt insbesondere zur Wahrung berechtigter Interessen unseres Unternehmens, um uns gegen mögliche Rechtsansprüche, insbesondere nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), verteidigen zu können.
Eine längere Speicherung, beispielsweise zur Aufnahme in einen Bewerberpool, erfolgt nur mit Ihrer gesonderten Einwilligung.
8 Betroffenenrechte
Gemäß Kapitel 3 der DS-GVO stehen Ihnen insb. die folgenden, uns gegenüber geltend zu machenden Betroffenenrechte zu:
- Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft seitens des Verantwortlichen über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
- Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
- Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).
- Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
- Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet (Art: 21 DSGVO).
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Königstraße 10a
70173 Stuttgart
Tel. 0711 615541-0
poststelle@lfd.bwl.de
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
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Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die auf Grund von Art. 6 Abs. 1 lit. e der DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen, Art. 21 Abs. 1 DS-GVO. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DS-GVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Interessen für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen.
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9 Widerrufsrecht bei Einwilligung
Wenn Sie der Verarbeitung durch den Verantwortlichen durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
Ihren Widerruf richten Sie bitte an die verantwortliche Stelle (s.o., 1.) oder alternativ unsere Datenschutzbeauftragte (s.o., 2.), insbesondere aber per E-Mail an info@hosta-group.com
10. Sonderfall: Informationspflicht für den Fall einer späteren Zweckänderung
Sollten wir beabsichtigen, Ihre im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten zu einem anderen Zweck weiterzuverarbeiten, als dem, zu dem sie ursprünglich erhoben wurden, informieren wir Sie hierüber vor Beginn der Weiterverarbeitung.
Dabei teilen wir Ihnen insbesondere den neuen Verarbeitungszweck sowie alle weiteren gesetzlich vorgeschriebenen Informationen gemäß Art. 13 Abs. 3 bzw. Art. 14 Abs. 4 DSGVO mit.
Eine Weiterverarbeitung Ihrer Bewerberdaten zu einem anderen Zweck erfolgt nur, sofern hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage nach den Bestimmungen der DSGVO besteht.
11. Quellen der Daten
Wir nutzen die Daten, die Sie uns zum Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses zur Verfügung stellen.
Darunter sind insbesondere zu Ihrer Identifikation (wie Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten), zu Ihrer Qualifikation (schulisch, akademisch und beruflich), zu Ihrer Stellung und Anwesenheit bei uns, zur Dokumentation Ihres Arbeitsverhältnisses (wie Ihre Personalakte), zur Abrechnung Ihrer Auslagen und Ihres Arbeitsentgeltes (wie Ihre Bankverbindung, Ihre Auslagenabrechnungen und Ihre Lohnabrechnungen) und zur Erfüllung der Meldepflichten im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis (wie Ihre Krankenversicherung, Ihre Sozialversicherungsnummer und Ihre Steueridentifikationsnummer).
Weitere Quellen:
Manche Daten erhalten wir im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben auch von anderen Quellen. Beispiel: berufliche Netzwerke wie LinkedIn